Datenschutzerklärung

A. Allgemeine Informationen

NAME UND KONTAKTDATEN DES VERANTWORTLICHEN

Technische Universität München
Postanschrift: Arcisstr. 21, 80333 München
Telefon: 089/289-01
Telefax: 089/289-22000
poststelle(at)tum.de

KONTAKTDATEN DES/DER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

Der/Die Datenschutzbeauftragte der Technischen Universität München
Postanschrift: Arcisstr. 21, 80333 München
Telefon: 089/289-17052
E-Mail: beauftragter(at)datenschutz.tum.de

ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN FÜR DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der uns vom Gesetzgeber zugewiesenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Information der Öffentlichkeit.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.

EMPFÄNGER VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt durch:

Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) der Bayerischen Akademie der Wissenschaften
Boltzmannstraße 1
D-85748 Garching bei München
Telefon: (089) 35831 8000
Fax: (089) 35831 9700
E-Mail: lrzpost(at)lrz.de
www.lrz.de

Gegebenenfalls werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können bei elektronischer Übermittlung Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet werden und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.

DAUER DER SPEICHERUNG DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

IHRE RECHTE

Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

BESCHWERDERECHT BEI DER AUFSICHTSBEHÖRDE

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle(at)datenschutz-bayern.de
https://www.datenschutz-bayern.de/

LINKS

Unsere Webseiten enthalten zum Teil Links auf Webseiten anderer Organisationen und Privatpersonen. Auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten haben wir keinen Einfluss und wir können nicht kontrollieren, wie deren Anbieter mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.

GÜLTIGKEIT UND AKTUALITÄT

Mit der Nutzung unserer Webserver willigen Sie in die oben beschriebene Datenverwendung ein. Diese Datenschutzerklärung ist unmittelbar gültig und ersetzt alle früheren Erklärungen.

Durch die Weiterentwicklung unserer Webseiten kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu überarbeiten. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, und empfehlen Ihnen, sich die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.

WEITERE INFORMATIONEN

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben (zu Beginn von A.) genannten Kontaktdaten erreichen.

B. Informationen zum Internetauftritt

TECHNISCHE UMSETZUNG

Unser Webserver wird von der IT-Management der TUM, Arcisstr. 21, 80333 München betrieben. Die dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere dem Bayerischen Datenschutzgesetz (BayDSG) und dem Telemediengesetz (TMG).

Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten. Diese Informationen können jederzeit von unserer Webseite abgerufen werden.

PROTOKOLLIERUNG

Bei jedem Zugriff auf Seiten unserer Webpräsenz speichern unsere Webserver die folgenden Informationen temporär in einer Logdatei:

IP-Adresse des anfragenden Rechners
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name, URL und übertragene Datenmenge der abgerufenen Datei
Zugriffsstatus (angeforderte Datei übertragen, nicht gefunden etc.)
Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)
Webseite, von der aus der Zugriff erfolgte (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)
Die Verarbeitung der Daten in dieser Logdatei geschieht wie folgt:

Die Logeinträge werden kontinuierlich automatisch ausgewertet, um Angriffe auf die Webserver erkennen und entsprechend reagieren zu können.
In Einzelfällen, d.h. bei gemeldeten Störungen, Fehlern und Sicherheitsvorfällen, erfolgt eine manuelle Analyse.
Logeinträge, die älter als sieben Tage sind, werden durch Kürzung der IP-Adresse anonymisiert.
Die anonymisierten Logs werden zur Erstellung von Zugriffsstatistiken verwendet. Die hierfür eingesetzte Software wird lokal vom LRZ betrieben.
Die in den Logeinträgen enthaltenen IP-Adressen werden vom LRZ nicht mit anderen Datenbeständen zusammengeführt, so dass für das LRZ kein Rückschluss auf einzelne Personen möglich ist.

Wir setzen keine Art von Usertracking ein.

Personenbezogene Daten, die Sie gegebenenfalls über Kontaktformulare, Anmeldeformulare und ähnliche Webseiten auf unseren Webservern an uns leiten werden nur mit Ihrem Einverständnis entgegengenommen und dienen ausschließlich dem in den Formularen genannten Zweck. Bitte beachten Sie die entsprechenden Hinweise auf den Formularen.

EXTERNE DIENSTLEISTER

Die Übermittlung personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender nationaler Rechtsvorschriften oder wenn die Weitergabe im Fall von Angriffen auf unsere IT-Infrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe zu anderen Zwecken an Dritte oder eine Veröffentlichung finden nicht statt. Unser Webserver wird durch das Leibniz-Rechenzentrum der Bayerischen Akademie der Wissenschaften (LRZ) betrieben. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher in unserem Auftrag durch das LRZ verarbeitet:

AKTIVE KOMPONENTEN

Auf dieser Website werden aktive Komponenten wie JavaScript, Java-Applets oder Active-X-Controls verwendet. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

COOKIES

Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem Gerät gespeichert, die für die Dauer Ihres Besuches auf der Internetseite gültig sind („session-cookies“). Wir verwenden diese ausschließlich während Ihres Besuchs unserer Internetseite. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren. Diese Funktion kann aber durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen für die laufende Sitzung oder dauerhaft abgeschaltet werden. Nach Ende Ihres Besuches wird Ihr Browser diese Cookies automatisch löschen.

C. Informationen zu einzelnen Verarbeitungen

ANMELDUNG

Bei Ihrer Anmeldung am System werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber dem Verzeichnisdienst der Technischen Universität München verifiziert.

VERARBEITETE PERSONENBEZOGENE DATEN UND VERARBEITUNGSZWECKE IN DER SOFTWARE

Vorname, Nachname, Organisation und Rolle in der Organisation.

Code of Conduct

Was ist das: Der Code of Conduct ist ein Ehrenkodex (kein verbindliches Rechtsdokument), der als Leitlinie für ein respektvolles und angenehmes Umfeld an der TUM dient. Er wurde im Einklang mit der Mission, Vision und Strategie der Universität geschrieben.

Was ist das Ziel: Der Code of Conduct dient der internationalen Akkreditierungen, um die freiwillige Zustimmung der Universitätsmitglieder zu den Grundwerten der Universität zu zeigen.

Personae, die am Prozess arbeiten: Studierenden, Lehrstuhl Mitarbeiter, Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert: Die Personae können ihre Zustimmung digital auf der Seite Code of Conduct abgeben.

Persönliche Daten: Vorname, Nachname, Organisation oder Studiengang, zu dem man gehört, und ggf. ein Kommentar.

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange: Die obengenannten Daten Personen, die freiwillig zustimmen, das Dokument zu unterschreiben, werden gespeichert. Es ist jederzeit möglich, seine Zustimmung zu dem Dokument zurückzuziehen. Auch wenn die Zustimmung nicht zurückgezogen wird, werden die Daten nach 5 Jahren gelöscht und die Personae müssen das Code of Conduct erneut unterschreiben, wenn die Personae immer noch mit ihrem Inhalt einverstanden bist.

Assurance of Learning (Subprozess der Abschlussarbeit, Projekt Studium und Modulmanagement)

Was ist das: Assurance of Learning ist ein Prozess, bei dem anonymisierte Daten über das Erreichen von Lernzielen durch die Studierenden auf der Ebene des Studiengangs gesammelt werden. Es funktioniert in Verbindung mit den Prozesse „Abschlussarbeit“, „Projekt Studium“ und „Modulmanagement“.

Was ist das Ziel: Assurance of Learning ist ein vorgeschriebener Prozess für internationale Akkreditierungen. Bei den Audits werden Daten über das Vorhandensein von Lernzielen in einzelnen Modulen abgefragt und die anonymisierten Gesamtergebnisse der Studierenden über das Erreichen der spezifischen Lernziele vorgelegt.

Personae, die am Prozess arbeiten: Studierenden, Lehrstuhl Mitarbeiter, Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert: Die Lehrstuhlmitarbeiter füllen das Formular über die Studierendenleistungen aus.

Persönliche Daten: Die gesammelten Daten werden anonymisiert.

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange: Wenn das School Office das AoL-Modul für einen oder mehrere bestimmte Studiengänge aktiviert, werden die Identifikationscodes jedes ausgefüllten Fragebogens und die Ergebnisse der einzelnen Fragen vom Fragenbogen für jede Abschlussarbeit und jedes Studienarbeit nur für diese bestimmten Studiengänge gespeichert. Die Daten werden nach 5 Jahren gelöscht.

Lehraufträge

Was ist das: Lehraufträge sind ein Verfahren, bei dem ein Lehrstuhl die Erlaubnis beantragt, dass ein Dozent von außerhalb der TUM einen bestimmten Kurs unterrichtet.

Was ist das Ziel: Das Ziel ist ein zweifaches:

· In Bezug auf die Mitarbeiter von Lehrstuhl hilft man ihnen, die Formulare mit den richtigen Informationen auszufüllen, alle notwendigen Unterlagen für die verschiedenen Arten von Kursen hochzuladen und automatische Updates über den Fortschritt der bürokratischen Schritte zu erhalten.

· Das School Office wird mit einem klaren, intuitiven und geordneten Überblick über alle vergangenen und aktuellen Lehraufträge unterstützt und erhält einfachen Zugang zu den Unterlagen für jeden einzelnen oder zu verschiedenen Arten von Exporten, die von externen Stellen (ZA2, School Councils, eventuelle Rechnungshofkontrollen) verlangt werden.

Personae, die am Prozess arbeiten: Lehrstuhlmitarbeiter, Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert: Die Lehrstuhlmitarbeiter füllen das Formular über die Lehraufträge aus. Das Verwaltungspersonal des School Office kümmert sich um die erfolgreichen Schritte der Prüfung und Weiterleitung der Unterlagen an die zuständigen Stellen.

Personenbezogene Daten: Die folgenden personenbezogene Daten der externen Lehrkraft werden gespeichert: Anrede, Titel, Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, bisherige Lehrerfahrung, weitere LA in Bayern, Lebenslauf (PDF), Publikationsliste (PDF), Zeugnis (höchster Abschluss) (PDF)

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange: Die Daten werden 10 Jahre lang gespeichert, damit der Lehrstuhl eine Verlängerung desselben Kurses mit demselben Dozenten beantragen kann, ohne jedes Mal den gesamten Prozess von Grund auf neu zu beginnen.

Lehrdeputate

Was ist das: Lehrdeputate sind ein Verfahren, durch das ein Lehrstuhl als Ganzes und die Mitglieder des Lehrstuhls einzeln bestätigen, dass sie in einem bestimmten Semester eine bestimmte Anzahl von SWS durch Lehrveranstaltungen oder betreute Abschlussarbeiten erreicht haben.

Was ist das Ziel:

Daten werden nicht für Leistungskontrolle benutzt. Das Ziel ist ein zweifaches:

· In Bezug auf die Lehrstuhlmitarbeiter hilft man ihnen beim Ausfüllen der Formulare durch einen automatischen Download der Informationen aus SAP und TUM-Online. Außerdem ist es möglich, die Korrektheit der Informationen digital zu bestätigen.

· Dem School Office helft man mit einem übersichtlichen, intuitiven und geordneten Überblick über alle vergangenen und aktuellen Lehrdeputate und ermöglichen einen einfachen Zugriff auf die Dokumentation jeder Person und jedes Lehrstuhls oder auf verschiedene QM-Tools und Arten von Exporten, die von externen Stellen verlangt werden (Rechnungshofkontrollen).

Personae, die am Prozess arbeiten: Lehrstuhlmitarbeiter, Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert:

Das Lehrdeputatverfahren wird über „Antragsrunden“ abgewickelt, in denen die Lehrstühle ihre Daten einreichen müssen. Die Antragsrunden werden vom School Office verwaltet, sind an bestimmte Semester gebunden und haben eine Frist.
Vor Ablauf der Frist müssen die Lehrverpflichteten jedes Lehrstuhls (Wichtig: Die Liste der Lehrverpflichteten für jeden Lehrstuhl für das jeweilige Semester, das mit der Antragsrunde verknüpft ist, wird zu Beginn der Antragsrunde automatisch aus TUM-Online und SAP heruntergeladen) drei Schritte unternommen haben:

(Schritt 1) Sie haben ihre Lehrverpflichtungen für Lehrveranstaltungen und Abschlussarbeiten überprüft (Wichtig: Sowohl die Liste der Lehrveranstaltungen als auch die Liste der Abschlussarbeiten werden automatisch heruntergeladen und den Lehrverpflichteten auf der Grundlage der in TUM-Online und Koinon verfügbaren Daten zugewiesen); in dieser Phase können falsche Angaben geändert oder fehlende Lehrveranstaltungen und Abschlussarbeiten hinzugefügt werden.
(Schritt 2) Sie müssen dann die Daten für den gesamten Lehrstuhl eingereicht haben.
(Schritt 3) Sie müssen ihre eigenen persönlichen Daten einzeln bestätigt haben.
Das School Office kümmert sich dann um die weiteren Schritte der Überprüfung und Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Stellen.

Personenbezogene Daten: Für jedes Semester: fällige SWS, unterrichtete Kurse, betreute Abschlussarbeiten.

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange: Die Daten werden aus zwei Gründen 5 Jahre lang gespeichert:

· Zum einen haben der Lehrstuhl als Ganzes und die einzelnen Lehrstuhlmitglieder 2 Jahre Zeit, um die in einem bestimmten Semester aufgelaufenen SWS-Defizite aufzuholen.

· Zum anderen muss die Dokumentation der vergangenen Jahre für interne und externe Prüfungen zur Verfügung stehen.

Lehrevaluationen

Was ist das: Die Lehrevaluation ist ein Prozess, bei dem ein Lehrstuhl festlegt, welche Kurse er im Laufe des Semesters von den Studiereden evaluieren lassen möchte.

Was ist das Ziel: Das Ziel ist ein zweifaches:

· In Bezug auf die Mitarbeiter des Lehrstuhls helft man ihnen, indem man ihnen die in TUM-Online verfügbaren Informationen über das Lehrangebot des Semesters zur Verfügung stellt und ihnen die Möglichkeit gibt, falsche Informationen zu korrigieren oder bestimmte Parameter zu ändern (z.B. den Tag und die Uhrzeit, an dem die Lehrevaluation stattfinden wird).

· Was das School Office betrifft, so wird es durch die Sicherstellung von Unterlagen und Instrumenten unterstützt, die es ihm ermöglichen, den Nachweis über die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu erbringen (z.B. muss jeder Lehrende mindestens einmal alle zwei Jahre von den Studierenden evaluiert werden und eine bestimmte Art von Kurs erfordert eine Evaluation in jedem Semester):

· Habilitanden (extern+interne)

· Tenure Track, s. TUM Richtlinie, https://portal.mytum.de/kompass/berufungen/index_html/1_5_Grundsaetze_fuer_Evaluierungen_im_TUM_Berufungs-_und_Karrieresystem_De_En

· externe Lehraufträge

Personae, die am Prozess arbeiten: Lehrstuhlmitarbeiter, Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert: Die Lehrstuhlformulare werden automatisch ausgefüllt, indem Informationen über die Lehrveranstaltungen des Semesters von TUM-Online heruntergeladen werden. Die Lehrstuhlmitarbeiter überprüfen die Formulare und können falsche Angaben ändern oder Kurse aus der Liste hinzufügen/löschen. Das Verwaltungspersonal des School Office kümmert sich um die erfolgreichen Kontrollschritte und kann einen Export herunterladen, der für den automatischen Import der Informationen in Evasys, die offizielle Software der TUM für Lehrevaluationen, geeignet ist.

Personenbezogene Daten: Für jedes Semester: Namen, Vornamen und Emails der Dozenten, die während des Semesters evaluiert werden.

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange: Die Daten werden 5 Jahre lang gespeichert, da die Dokumentation der vergangenen Jahre für interne und externe Audits zur Verfügung stehen muss.

Drittmittelanträge

Was ist das: Hierbei handelt es sich um einen Prozess, durch den Lehrstuhlmitglieder aktualisierte gemeinsame Listen über ihre Drittmittelanträge führen können, sodass das School Office zu statistischen Zwecken auf die Informationen zugreifen kann.

Was ist das Ziel: Ziel ist es, ein intuitives System zur Erfassung und Bearbeitung von Daten für Professuren zu gewährleisten und gleichzeitig eine korrekte Zuordnung des Personals zu ihren Organisationen sicherzustellen.

Personae, die am Prozess arbeiten: Lehrstuhlmitarbeiter, Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert: Durch die Anmeldung können wir die Person und ihre Organisation identifizieren. Die im Formular eingegebenen Daten werden dann in der richtigen Organisation gespeichert. Das Formular führt den Benutzer beim Ausfüllen und vermeidet durch Kommentare und Fehlermeldungen die wichtigsten und häufigsten Fehler, die in der Vergangenheit bei der Eingabe von Daten in alten Formularen (normalerweise Excel-Spreadsheets) gemacht wurden. Am Ende verfügen sowohl der Lehrstuhl als auch die School über eine Tabelle mit Daten, die den verschiedenen Lehrstühlen korrekt zugeordnet sind.

Personenbezogene Daten: Die Angaben zu allen Antragstellern (Vorname und Nachname) sind mit dem einzigen Drittmittelantrag verbunden.

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange: Daten zu Anträgen werden automatisch 5 Jahre nach der ersten Eingabe gelöscht. Ihre manuelle Löschung ist in den Lehrstühlen und School Offices jederzeit zulässig.

Modulmanagement

Was ist das: Modulmanagement ist ein Prozess, bei dem ein Lehrstuhl festlegt, welche Module (Kurse und Prüfungen) er im Laufe der nächsten Semester lehren und prüfen möchte.

Was ist das Ziel: Ziel ist es, das Ausfüllen von Formularen zu vereinfachen und zu verbessern, indem sie dynamisch gestaltet werden, das Ausfüllen von Feldern so weit wie möglich automatisiert wird und die Anzahl häufiger Fehler durch klare Kommentare und Fehlermeldungen an den Benutzer reduziert wird. Dadurch verringert sich der Arbeitsaufwand für die Lehrstühlen und das School Office bei der Korrektur der Informationen, die für ein Formular bereitgestellt werden müssen, damit es für die Systemakkreditierung als gültig angesehen wird.

Personae, die am Prozess arbeiten: Lehrstuhlmitarbeiter, Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert: Während des festgelegten Zeitraums der Antragsrunde dürfen die Mitarbeiter der Lehrstühle dynamische Formulare ausfüllen (mit Feldern, die von den optionalen Konfigurationen der verschiedenen Studiengänge abhängen). Wenn sie fertig sind, bekommt das Verwaltungspersonal des School Office eine automatische Mitteilung und kümmert sich um die erfolgreichen Kontrollschritte direkt in Koinon. Falls die Anträge genehmigt wurden, können sie mit einem klaren Export herunterladen, der für den Import der Informationen in TUM-Online geeignet ist.

Personenbezogene Daten: Für jedes Semester und Modul: Namen, Vornamen und Emails der Antragsteller, Dozenten und Prüfer.

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange: Die Daten werden 5 Jahre lang gespeichert.

Projektarbeit

Was ist das: Die Projektarbeit ist ein Prozess, bei dem Lehrstühle die Möglichkeit haben, Projekte anzumelden, die von einem oder mehreren Studierenden im Team durchgeführt werden. Nach Abschluss dieser Projekte können die entsprechenden Noten gemeldet werden.

Was ist das Ziel: Das Ziel dieses Prozesses ist die Standardisierung der Formulare, die Vereinfachung ihrer digitalen Erfassung und eine klare Übersicht über alle laufenden Projekte innerhalb einer School. Es besteht die Möglichkeit, automatische Erinnerungen per E-Mail zu versenden, falls ein Formular vergessen wurde. Die Daten (einschließlich der Noten) werden automatisch in CampusOnline übertragen.

Personae, die am Prozess arbeiten: Studierenden, Lehrstuhlmitarbeiter, Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert: Nachdem der Mitarbeiter des School Office die einzelnen Arten von Studienprojekten für die verschiedenen Studiengänge konfiguriert hat, können die Lehrstühle mit der Anmeldung der jeweiligen Projekte beginnen. Anschließend wird von den Studierenden verlangt, die Anmeldung zu bestätigen. Am Ende des Projekts besteht, falls diese Option aktiviert wurde, die Möglichkeit, das Projektergebnis im PDF-Format hochzuladen. Das PDF kann ausschließlich von dem/den Studierenden, die es verfasst haben, von den Betreuern und/oder den Prüfern und Autorisiertes Verwaltungspersonal des School Office heruntergeladen werden. Schließlich können die Prüfer eine Note vergeben.

Personenbezogene Daten:

· Studierenden: Vorname, Nachname, Studiengang, Email, Note.

· Autorisiertes Verwaltungspersonal des School Office: Vorname, Nachname, durchgeführte Aktion mit Timestamp (gespeichert für Protokollzwecke und nicht für Leistungskontrolle)

· Lehrstuhl Mitarbeiter (Betreuer und/oder Prüfer): Vorname, Nachname, Organisation, durchgeführte Aktion mit Timestamp (gespeichert für Protokollzwecke und nicht für Leistungskontrolle)

· Alle potenziellen personenbezogenen Daten, die im PDF enthalten sein können, liegen in der Verantwortung der Studierenden, der Betreuer und der Prüfer.

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange:

Die Daten werden aus Archivierungsgründen und zur Nutzung in anderen Prozessen (z. B. Lehrdeputate) für einen Zeitraum von 5 Jahren gespeichert. Im Fall des PDFs erfolgt die Speicherung normalerweise nur bis zur Übertragung der Daten in CampusOnline. Danach wird das Dokument in das DMS für die Langzeitarchivierung übertragen und aus Koinon gelöscht. Nur bei Fehlfunktionen der automatischen Übertragung bleibt das PDF über die festgelegte Frist hinaus in Koinon gespeichert. Dies geschieht jedoch höchstens bis zur Wiederherstellung der Schnittstelle; anschließend wird das PDF gelöscht. In keinem Fall wird das PDF der allgemeinen Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Das PDF ist nur für die Studierenden, die es verfasst haben, für die Betreuer und/oder Prüfer sowie für autorisiertes Verwaltungspersonal des School Office zum Download verfügbar.

Rechtebeantragung

Was ist das: Dies ist ein Prozess, bei dem das School Office bestimmte „Rollen“ (die der Summe spezifischer Rechte auf verschiedenen Plattformen und Systemen entsprechen, wobei die wichtigste TUM-Online ist) frei definieren kann und die Mitarbeiter vom Lehrstuhl diese transparent bei ihren Leiter beantragen können.

Was ist das Ziel: Ziel ist es, das intransparente und oft schlecht dokumentierte Hin und Her von E-Mails und Telefonaten zwischen den Mitgliedern des Lehrstuhls, die bestimmte Rechte benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, und den Mitarbeitern des Schulbüros, die berechtigt sind, diese Rechte zu erteilen, durch ein einziges, klares und dokumentiertes System zu ersetzen.

Personae, die am Prozess arbeiten: Lehrstuhlmitarbeiter, Lehrstuhlleiter und Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert: Nachdem das School Office festgelegt hat, woraus die Rollen bestehen, können sie von den Lehrstuhlmitarbeitern beantragt werden. Der Leiter des Lehrstuhls wird über die Anträge informiert und kann sie genehmigen oder ablehnen. Nur genehmigte Anträge werden an das School Office weitergeleitet, das sie übernehmen und dem jeweiligen Lehrstuhlmitarbeiter die Rechte erteilen kann, zu denen er berechtigt ist.

Personenbezogene Daten: Name, Nachname und Rechte des Lehrstuhlmitarbeiters.

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange: Die Daten werden 3 Jahre lang gespeichert. Dies ist die maximale Dauer, für die ein Lehrstuhlmitarbeiter einen bestimmten Anspruch geltend machen kann.

Rotationslisten

Was ist das: Es handelt sich um einen Prozess, bei dem Corvée oder Aufgaben (z.B. die Organisation von Feiern, Exkursionen oder besonderen Veranstaltungen) für einen mehr oder weniger langen Zeitraum (z.B. ein Jahrfünft oder sogar ein Jahrzehnt) definiert, zugewiesen und an Professuren verteilt werden.

Was ist das Ziel: Ziel ist es, eine transparente, faire und (so weit wie möglich) zufällige Verteilung dieser lästigen, aber notwendigen Aufgaben zu erreichen.

Personae, die am Prozess arbeiten: Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert: Zu Beginn werden die Aufgaben, ihr Schwierigkeitsgrad und die Anzahl der Professuren, die die einzelne Aufgabe erfüllen muss, festgelegt. Danach werden die Lehrstühle angegeben, aus denen sich die Gruppe für jede Aufgabe zusammensetzt, innerhalb derer die zufällige Auswahl stattfinden wird. Schließlich wird die Zuteilung für einen bestimmten Zeitraum organisiert und die Lehrstühle werden über das Ergebnis und darüber informiert, welche Aufgaben sie wann zu erfüllen haben.

Personenbezogene Daten: TUM-Kennung derjenigen im School Office, die an dem Prozess teilgenommen haben.

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange: Wir speichern die TUM-Kennung in der Datenbank, damit wir die Person bei Rückfragen kontaktieren können. Die Laufzeit beträgt 10 Jahre, was die maximale Zeitspanne ist, in der Aufgaben verteilt werden können.

Abschlussarbeit

Was ist das: Die Abschlussarbeit ist ein Prozess, bei dem Lehrstühle die Möglichkeit haben, Arbeiten anzumelden, die von einem oder einer Studierenden durchgeführt wird. Nach Abschluss dieser Arbeiten können die entsprechenden Noten gemeldet werden.

Was ist das Ziel: Das Ziel dieses Prozesses ist die Standardisierung der Formulare, die Vereinfachung ihrer digitalen Erfassung und eine klare Übersicht über alle laufenden Arbeiten innerhalb einer School. Für jeden Schritt gibt es verschiedene automatische E-Mails, die die Kommunikation zwischen allen Personen, die am Prozess beteiligt sind, erleichtern. Die Daten (einschließlich der Noten) werden automatisch in CampusOnline übertragen.

Personae, die am Prozess arbeiten: Studierende, Lehrstuhlmitarbeiter (inklusiv Betreuer und Prüfer), Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert: Nachdem der Mitarbeiter des School Office die einzelnen Arten von Abschlussarbeiten für die verschiedenen Studiengänge konfiguriert hat, können die Lehrstühle mit der Anmeldung der jeweiligen Arbeiten beginnen. Anschließend wird von den Studierenden verlangt, die Anmeldung zu bestätigen. Am Ende der Arbeit besteht, falls diese Option aktiviert wurde, die Möglichkeit, die Abschlussarbeit im PDF-Format hochzuladen. Das PDF kann ausschließlich von den Studierenden, die es verfasst haben, von den Betreuern und/oder den Prüfern sowie autorisiertem Verwaltungspersonal des School Office heruntergeladen werden. Schließlich können die Prüfer eine Note vergeben.

Personenbezogene Daten:

· Studierende: Vorname, Nachname, Studiengang, E-Mail, Note.

· Autorisiertes Verwaltungspersonal des School Office: Vorname, Nachname, durchgeführte Aktion mit Timestamp (gespeichert für Protokollzwecke und nicht für Leistungskontrolle).

· Lehrstuhlmitarbeiter (Betreuer und/oder Prüfer): Vorname, Nachname, Organisation, durchgeführte Aktion mit Timestamp (gespeichert für Protokollzwecke und nicht für Leistungskontrolle).

· Alle potenziellen personenbezogenen Daten, die im PDF enthalten sein können, liegen in der Verantwortung der Studierenden, der Betreuer und der Prüfer.

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange:

Verlängerung (Subprozess der Abschlussarbeit)

Was ist das: Es handelt sich um ein optionales Teilverfahren des Abschlussarbeitsprozesses. Wenn der Student die Frist für seine Bachelor- oder Masterarbeit aus Gründen (Krankheit oder anderen), die er nicht zu vertreten hat, nicht einhalten kann, kann das Schulbüro eine Verlängerung gewähren.

Was ist das Ziel: Der Zweck des Verlängerungsverfahrens bei Koinon ist es, sicherzustellen, dass es zügig und unter Einhaltung aller rechtlichen Parameter des Datenschutzes durchgeführt wird, so dass nur autorisierte Personen das Verfahren einsehen und daran teilnehmen können.

Personae, die am Prozess arbeiten: Abhängig von der Art des Grundes des Verlängerungsantrags:

· Krankheit: Studierenden, autorisiertes Verwaltungspersonal des School Office;

· Andere Gründe: Studierenden, Lehrstuhl Mitarbeiter, autorisiertes Verwaltungspersonal des School Office.

Wie der Prozess funktioniert:

· Verlängerung aufgrund von Krankheit: Wenn der Student aufgrund von Krankheit an der Weiterarbeit an seiner Bachelor- oder Masterarbeit gehindert wurde, muss er ein entsprechendes Attest über die Dauer seiner Arbeitsunfähigkeit bei Koinon hochladen. Ein einfaches ärztliches Attest, das keine spezifischen Informationen über die Krankheit enthält, ist ausreichend. Der Antrag wird nur von autorisierten Mitarbeitern des School Office eingesehen und bearbeitet. Sollte das Attest mit dem Antrag des Studierenden übereinstimmen, wird die Bearbeitungszeit entsprechend verlängert. Der Lehrstuhl, an dem die Abschlussarbeit durchgeführt wird, wird erst eine Information über die Verlängerung erhalten, wenn diese vom School Office akzeptiert wurde. Die Informationen, die dem Lehrstuhl übermittelt wurden, enthalten keine Informationen über den Grund der Verlängerung.

· Verlängerung aus anderen Gründen: Wenn der Student aus einem anderen Grund an der Weiterarbeit an seiner Bachelor- oder Masterarbeit gehindert wurde, beantragt er bei Koinon die Dauer der Verlängerung und den Grund. Die Beurteilung erfolgt durch das Schulbüro, das sich mit dem Lehrstuhl, an dem die Abschlussarbeit durchgeführt wird, berät.

Persönliche Daten:

· Studierenden: Vorname, Nachname, Studiengang, Kommentar und im Falle von Krankheit ein Attest.

· Autorisiertes Verwaltungspersonal des School Office: Vorname, Nachname, Kommentar, durchgeführte Aktion mit Timestamp (gespeichert für Protokollzwecke und nicht für Leistungskontrolle)

· (Nur im Falle einer Verlängerung aus einem anderen Grund) Lehrstuhl Mitarbeiter: Vorname, Nachname, Organisation, Kommentar

Wie die Daten gespeichert werden und für wie lange:

Die oben genannten Daten sind nur dem autorisierten Verwaltungspersonal des School Office zugänglich. Zwei Autorisierungen müssen von den Administratoren des Portals erteilt werden: Autorisierung für Verlängerungen, Autorisierung für einen oder mehrere bestimmte Studiengänge. Durch diese doppelte Autorisierung wird sichergestellt, dass nur das autorisierte, Verwaltungspersonal des School Office, das für einen bestimmten Studiengang und Verlängerungen zuständig ist, die Daten der Verlängerungsanträge für diesen bestimmten Studiengang einsehen und bearbeiten kann. Nicht autorisiertes Personal hat weder Zugang zu den Informationen noch zu den Dokumenten.

Das Attest muss von autorisiertem Personal heruntergeladen werden, damit es eingesehen werden kann. Ein Hinweis gibt an, dass er gemäß den geltenden Vorschriften gelöscht werden muss und nicht über die für den Vorgang selbst erforderliche Zeit hinaus archiviert werden kann. Das Attest wird in Koinon gespeichert, bis die Abschlussarbeit bewertet ist und die Daten darauf in TUM-Online hochgeladen werden, dann wird es ohne Möglichkeit der Wiederherstellung gelöscht.

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